Secrétaire administratif F/H

Description de l'entreprise

Le PCPE le Relais Paris a été fondé le 1er janvier 2018 suite à un appel à candidature de l’Agence Régionale de Santé Île-de-France pour apporter une aide auprès des publics manquant d’accompagnements socio-éducatifs, médicaux ou para-médicaux.

Ce nouveau dispositif permet de chercher des expertises dans la mise en œuvre de prestations à visée inclusive, en faisant intervenir des professionnels formés, et respectant les Recommandations de Bonnes pratiques de la HAS et de l’ANESM.

Rattaché à un ESMS (Établissement et Service Médico-Social), le C.A.J.M. atypique le Relais, le PCPE a pour vocation de compléter la palette des offres médico-sociales ou sanitaires disponibles.

Une des principales finalités du PCPE le Relais Paris est de soutenir la personne dans sa démarche d’autonomisation dans la vie quotidienne et l’intégration dans la société.

Les publics destinataires du PCPE sont les enfants, adolescents et adultes en situation de handicap de Paris. Sont visés prioritairement les personnes sans solution d’accompagnement et les personnes en situation de handicap complexe (complexité des situations ou complexité des interventions).

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Description du poste

La Fondation l’Élan Retrouvé recherche un secrétaire admsinistratif H/F en CDI à temps plein à pourvoir au sein du Pôle de Compétences et de Prestations Externalisées (PCPE) situé dans le 19ème arrondissement de Paris. 

Missions du poste: (Liste non-exhaustive) :

1-      Tâches administratives :

A en charge le courrier du PCPE : réception du courrier, enregistrement et expédition ;

Assure les commandes et le classement en s’assurant de la conformité avec la commande des fournitures administratives et/ou du matériel nécessaire à la bonne marche du service ;

Crée des outils informatiques utiles à la gestion ;

Assure la gestion administrative des formations et des colloques : recueil de tous documents, tableau récapitulatif annuel, gestion des frais annexes de formation (repas, déplacements) pour transmission au siège ;

Assure la gestion des plannings et des absences du personnel du PCPE sur le logiciel de congés ;

Gère les visites médicales du personnel du PCPE avec l’ACMS ;

Transmet des données pour le rapport d’activité : calcul des actes, entrée et sorties du personnel, formations, harmonisation du document global avant transmission au siège ;

Participation à la politique continue de la qualité.

2-      Réception et accueil

Est en charge de l’accueil téléphonique des usagers et des familles et accueil physique lors des rendez-vous avec les membres de l'équipe ;

Assure le standard téléphonique ;

Renseigne et oriente les visiteurs.

3-      Secrétariat médical

Est en charge de la gestion administrative des dossiers de l’usager (garantir la mise en forme des dossiers, recenser les documents manquants) ;

Assure un travail de frappe : saisie du courrier des membres de l'équipe sur instruction de la direction ;

Saisit les comptes rendus ;

Participe aux différentes réunions avec les partenaires.

Rémunération :

La rémunération est fixée par la CCN51 et varie selon l'ancienneté acquise.

Autres avantages :

Prime semestrielle + CSE

Profil recherché

Vous êtes titulaire d'un Baccalauréat Sciences Médico-sociales, BTS secrétariat CAP, BEP secrétariat.

Compétences requises :

Savoir-faire

• Rédaction des courriers ;
• Suivi des commandes ;
• Préparation et organisation des réunions ;
• Rédaction des comptes rendus ;
• Tri et archivage.

Savoir-être

• Etre discret, respecter la confidentialité ;
• Etre tolérant ;
• Disposer de capacités relationnelles, d’écoute, d’empathie ;
• Capacité d'intégration au sein d'une équipe pluridisciplinaire.

Réf: 4c1e46e8-ff30-4b5e-85c7-3239371bd6be