Responsable Economat F/H

L'entreprise

Depuis 1954, le Centre Gilbert Raby est un établissement de soins spécialisé en addictologie et dans le traitement de la dépendance. Installé dans un parc arboré en bord de Seine il est aussi propice à la prise en soins. L’établissement participe donc au service public hospitalier. Ainsi il contribue à la réponse nationale et territoriale organisée dans le cadre des prises en charge des addictions en tant que centre de recours en addictologie de niveau 2.

Le Centre Gilbert Raby propose un panel complémentaire de prises en charge en addictologie (substances illicites, alcool, médicaments, tabac, …). L’hospitalisation complète comme l’hospitalisation de jour ambulatoire permettent notamment de proposer les réponses adaptées aux problématiques de chaque patient.

L’équipe du Centre Gilbert Raby associe à son savoir-faire médical, soignant et social, d’une part les associations d’usagers et les mouvements d’entraide et d’autre part les ressources de l’entourage familial et socioprofessionnel du patient.

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Description du poste

DEFINITION 

Le(la) responsable économat organise, pilote et coordonne ses équipes pour assurer le service 24h/24, 7j/7 en lien avec les autres services supports de l’établissement (cuisine, blanchisserie, pharmacie, magasin …). Il (elle) optimise les moyens confiés. Il (elle) est l’interlocuteur privilégié des services de soins pour les aspects logistiques.

Il (elle) organise, élabore les mises en concurrence et les appels d’offre selon une périodicité définie par la direction générale de la Fondation.

Aussi responsable des achats, il (elle) négocie les achats de tout produit ou service, nécessaire à la production de l’établissement et à son bon fonctionnement, aux meilleures conditions de qualité, prix et délais. Il (elle) contribue à assurer une meilleure rentabilité de la production.

Il (elle) est placé au cœur du réseau de distribution et de production, son rôle est fondamental pour le bon fonctionnement de l’établissement.

Il (elle) est avant tout un organisateur et un manager.

MISSION DE LA FONCTION

Au sein de l’équipe de direction du Centre Gilbert Raby, le (la) responsable économat a pour missions principales de conduire et assurer le suivi de l’activité de l’ensemble des secteurs relatifs aux achats, au biomédical, à la logistique et aux services techniques au sens large (travaux – patrimoine – sécurité – sureté) de l’établissement et d’assurer le portage de leurs projets en lien étroit avec l’encadrement de chacun de ces services et les différentes directions fonctionnelles sous l’autorité du chef d’établissement.

Ceci en contrôlant l'adéquation besoins-ressources entre des prévisions de besoins et les capacités de production et de distribution des services logistiques en cohérence avec la politique de l'établissement en respectant le budget annuel.

Il (elle) organise et élabore les mises en concurrence et les appels d’offres en lien avec le siège.

Il (elle) élabore un budget annuel de fonctionnement sur l’ensemble des services qu’il (elle) encadre et un plan pluri annuel d’investissements en lien avec le directeur.

ACTIVITES PRINCIPALES POUR ASSURER LA MISSION     (Liste non exhaustive et pouvant évoluer)

1. Encadrement :

• • Gestion des équipes du service logistique et de l’économat composées, à ce jour de:
  • Service Economat;
  • Service Maintenance;
  • Service Sécurité;
  • Service Restauration;
  • Service Bio-nettoyage;
  • Service Informatique.

2. Déployer et garantir l’application des orientations et directives du siège de la Fondation
3. Assurer l’encadrement et l’animation des différents services

• • Participer au recrutement, en collaboration avec le directeur de l’établissement, des collaborateurs placés sous sa responsabilité;
  • Motiver et encadrer ses équipes et développer leurs compétences;
  • Impulser le cap stratégique définit par le directeur de l’établissement et définir les objectifs par grandes problématiques en accord avec le directeur de l’établissement.

4. Assurer la sécurité et la maintenance

Sécurité des biens et des personnes:

• • Protocoles concernant la sécurité des biens des patients;
  • Mesures préventives pour assurer la sécurité des personnes;
  • Protocoles d’alerte rédigés et connus de tous;
  • Plan de prévention des risques;
  • Mise en œuvre des plans d’alerte et de vigilance effectués par les autorités;
  • Evaluations périodiques et actions correctives.

Sécurité des personnes contre l’incendie:

• • S’assure du passage de la commission de sécurité et met en œuvre les recommandations;
  • Définit et « protocolise » l’organisation de prévention du risque incendie, notamment l’interdiction de fumer;
  • Protocoles d’alerte et mesures à prendre en cas d’incendie (écrits et connus de tous);
  • Propose le plan sécurité incendie pour les personnels chaque année.

Sécurité au travail:

• • Il sera garant de la sécurité au travail, proposera un plan de prévention des risques et sera garant de la bonne diffusion, connaissance et application des consignes de sécurité au travail;
  • Chargé de la gestion des fonctions logistiques, il prendra avis et/ou travaillera en coopération avec les instances réglementaires ayant compétence dans le champ concerné (par exemple : CSCCT, CLIN, Collège médical, etc.).

Sécurité des véhicules:

• • L'économe chargé de la gestion des fonctions logistiques est garant de la sécurité, de la conformité et du bon entretien des véhicules de l'établissement. A cette fin, il met en œuvre les dispositifs nécessaires pour assurer cette responsabilité (par exemple tableaux et suivi, consignes, planning des tâches, contrats d'entretien etc.).

Sécurité & maintenance des bâtiments et équipements :

• • Il est responsable des contrats et suivi de l’intervention des entreprises dans l’établissement;
  • Contrôles réglementaires et mise en œuvre des recommandations;
  • Définition et mise en œuvre de la politique de maintenance et maintenance préventive et curative;
  • Protocoles d’alerte et d’intervention (écrits et connus des personnels concernés);
  • Contrôles réglementaires et mise en œuvre des recommandations.

5. Assurer la gestion des fonctions logistiques

• • Responsable de la continuité et de la qualité des prestations fournies aux usagers/patients de l’établissement dans le cadre des fonctions suivantes:
  • Approvisionnement;
  • Mise à disposition d’équipements et de structures adaptées aux besoins;
  • Fonction transport;
  • Logistique hôtelière;
  • Maintenance et sécurité des installations;
  • Sûreté générale de l’établissement;
  • Détermination des besoins en formation (internes et externes) pour tous les chapitres de la fonction logistique.
  • Participe à la définition de la politique hôtelière de l’établissement et met en œuvre les moyens logistiques et économiques nécessaires à leur réalisation.

Travaux & investissement:

• • Elabore un plan pluri annuel d’investissements pour son établissement (sanitaire + LHSS) et le respecte en lien avec le directeur et le siège;
  • Suit ce plan pluri annuel d’investissements après son acceptation par le siège et les autorités de contrôle;
  • Supervise la planification des travaux;
  • Prend avis et/ou travaille en coopération avec les instances réglementaires ayant compétence dans le champ concerné (par exemple : CSSCT, CLIN, CME, etc.).

Mises en concurrence et appels d’offre:

• • Réalise les appels d’offre, les dépouille, analyse les offres et participe au comité de sélection ;
  • Réalise les mises en concurrence sur les marchés ne relevant pas du montant des appels d’offre, analyse les réponses et proposent un ou plusieurs choix.

Approvisionnements:

• • Evaluation des besoins (qualitatifs, quantitatifs);
  • Elaboration des procédures (achats, suivis, évaluations, consommables et équipements) en coopération avec les personnels;
  • Approvisionnement des secteurs par périodicité définie;
  • Procédure approvisionnement d’urgence.

Restauration:

• • Met en œuvre un système qualité (HACCP);
  • Respecte les normes réglementaires;
  • Respecte les règles d’hygiène jusqu’aux consommateurs des repas;
  • Assure la formation de ses personnels à l’hygiène et à la qualité du service;
  • Coordonne la continuité et la qualité de la prestation restauration avec les secteurs cliniques de cure et de postcure;
  • Evalue et prend en compte les attentes des patients, personnels et autres consommateurs;
  • Les menus doivent être variés, les plats bien présentés et de bonne qualité gustative, ils sont à bonne température et servis à l’heure prévue…

Fonction blanchisserie:

• • Assure le suivi des prestations avec la BIH
  • Protocoles et évaluation du traitement et circuit du linge (HACCP – séparation propre / sale);
  • Contrôles périodiques du traitement du linge et actions correctives.

Fonction transport:

• • Définition et mise en œuvre des missions et mode d’organisation de la fonction transport;
  • Protocoles sécurité, sûreté, hygiène de la fonction transport;
  • Information;
  • Evaluations périodiques et actions correctives (satisfaction, hygiène, sécurité, sûreté…).

Elimination des déchets:

• • Les catégories de déchets sont traitées suivant la réglementation en vigueur et de façon adaptée (sous-traitance);
  • Les équipements sont adaptés dans les services de l’établissement;
  • Evaluation périodique et actions correctives.

6. Assurer le fonctionnement de l’économat

• • Suit mensuellement le budget alloué annuellement;
  • Il informe les encadrants des demandes de budget acceptées pour l’année suivante;
  • Elabore, met en œuvre et évalue les projets du service en cohérence avec la politique de l’établissement. Le principe de gestion participative, de responsabilisation et de valorisation des potentialités de chacun des personnels guidera son action;
  • Responsable devant le directeur du référentiel «gestion des fonctions logistiques» tel que défini dans le manuel d’accréditation de l’H.A.S.
  • Supervise la planification des travaux et/ou des tâches des équipes dont il a la responsabilité, établit les plannings (validés pour l’aspect réglementaire et financier par le Chef du Personnel), suit la réalisation et la qualité des travaux et/ou des tâches et en garantit l’évaluation;
  • Développe son action en cohérence avec la méthodologie qualité de l’établissement et les référentiels en vigueur. Il est responsable de la traçabilité de ses actions, de l’évaluation des actions de ses services, de la gestion documentaire et de l’archivage afférent à son service;
  • Responsable des contrats et suivi de l’intervention des entreprises dans l’établissement;
  • Développe son action en cohérence avec la méthodologie qualité de l’établissement et les référentiels en vigueur. Il est responsable de la traçabilité de ses actions, de l’évaluation des actions de ses services, de la gestion documentaire et de l’archivage afférent à son service;
  • Définit et propose à validation du directeur de l’établissement les politiques générales afférentes à ses services et participe, dans le cadre de ses compétences, à la mise en œuvre du système d’information hospitalière du Centre défini dans le manuel d’accréditation de la H.A.S.
  • Assiste et participe, dans le cadre de ses compétences, à la mise en œuvre du système d’information hospitalière du Centre Gilbert Raby, tel que défini dans le manuel d’accréditation. Il assure la fonction de coordination du système d’information informatique;
  • Met en œuvre les procédures d’achats nécessaires, recherche le meilleur rapport coût/qualité et veille à l’adéquation la meilleure avec les besoins (patients, personnels). Il (elle) est chargé de la gestion des fonctions logistiques, effectue les analyses prévisionnelles des besoins (selon la réglementation en vigueur), le suivi du budget et le bilan des comptes et des actions menées, rédige les rapports d’activité afférents à ses fonctions et peut, sur demande du directeur, être amené à présenter ses prévisions, ses résultats et sa méthodologie aux instances compétentes;
  • Les fonctions de responsable de la gestion des fonctions logistiques, évoluent en intégrant les aspects réglementaires nouveaux et / ou les besoins tels qu’issus du projet d’établissement;
  • Vérifie auprès de son équipe de la mise à jour du parc automobile (permis de conduire, entretien véhicule, etc.).

Profil recherché

COMPETENCES ET QUALITES REQUISES

• SAVOIR-FAIRE
  • Bonne communication orale et écrite ;
  • Concevoir des procédures de contrôle interne en prenant en compte l’évolution de l’environnement réglementaire ;
  • Argumenter ses décisions à l’égard des différents interlocuteurs ;
  • Planifier et optimiser les flux des dépenses ;
  • Traiter les réclamations clients ;
  • Animer, mobiliser et entraîner une équipe ;
  • Fixer des objectifs et évaluer les résultats ;
  • Renforcement des activités de contrôle ;
  • Organiser, mesurer et contrôler la performance de son service ;
  • Maîtrise des outils et logiciels informatiques (Word, Excel, Powerpoint…) ;
  • Capacité à manager une équipe.

• SAVOIR-ETRE
  • Sens de la responsabilité et de l’initiative ;
  • Sens relationnel ;
  • Capacité d’écoute et de dialogue ;
  • Esprit d’analyse et de synthèse ;
  • Logique de travail en équipe ;
  • Rigueur ;
  • Discrétion ;
  • Dynamique ;
  • Polyvalent ;
  • Leadership ;
  • Respect de la confidentialité ;
  • Autonomie.

•  FORMATIONS, QUALIFICATIONS OU CONNAISSANCES REQUISES

FORMATION DE BASE : 

• • Bac +2 ou Licence, avec 3 ans d’expérience

FORMATION COMPLEMENTAIRE (souhaitée) : 

• • Bureautique
  • Connaissance du droit sur la sécurité
  • Connaissance HACCP & sur les fonctions logistiques

REGROUPEMENT METIER SELON LA CONVENTION COLLECTIVE

Cadre administratif niveau 1

Coeff. 493

STATUT : Cadre

Réf: 96485c19-c3ca-4724-a00b-c3931451f73b