Secrétaire administratif F/H

Description de l'entreprise

Le CAJM Atypique le Relais Paris dispose d’une capacité de 15 places dont deux d’urgence, pour des personnes âgées de 15 ans et 3 mois à 60 ans.

Il propose aux personnes accueillies :

- Un accompagnement structuré autour d’un projet personnalisé médico-social, éducatif, culturel et soignant ;

- Un soutien dans la démarche d’autonomisation dans la vie quotidienne et l’intégration dans la société.

Le centre accompagne dans le repérage, la connaissance et l’intégration dans les différents équipements publics et associatifs, de la ville, et qui sont mis à la disposition de tous.

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Description du poste

La Fondation recherche un secrétaire administratif (H/F) à temps plein en CDD pour une durée de deux mois.

Le poste basé au sein du Centre d'Accueil de Jour Médicalisé situé dans le 19ème arrondissement de Paris.

Missions du poste: (Liste non-exhaustive) :

Tâches administratives :

• Gérer le courrier : réception du courrier électronique et papier, enregistrement et expédition, réalisation de courriers aux administrations ;
• Assurer la transmission de toute information ;
• Commander et ranger en s’assurant de la conformité avec la commande des fournitures administratives et/ou du matériel nécessaire à la bonne marche du service ;
• Créer des outils informatiques utiles à la gestion ;
• Assurer la gestion administrative des formations et des colloques : recueil de tous documents, tableau récapitulatif annuel, gestion des frais annexes de formation (repas, déplacements) pour transmission à la direction ;
• Gérer les visites médicales des membres de l’équipe en lien avec la direction des ressources humaines du siège;
• Participer à l’élaboration du budget prévisionnel des investissements, en collaboration avec l’adjoint de Direction, pour transmission à la direction ;
• Participer sous la supervision de l’adjoint de Direction à la limitation des risques professionnels ;
• Contribuer à la démarche qualité et à l’amélioration de la qualité ;
• Assurer la gestion du parc automobile : assurance des véhicules, obtention des macarons GIC GIG, obtention des autorisations de circulation dans les couloirs de bus en lien avec le service de la Fondation ;
• Contribuer au rapport d'activité : réunion des éléments variables de l'année dans l’accompagnement des usagers et de l'embauche, réalisation des graphiques, rédaction du rapport
• Gérer les plannings : réalisation des plannings de prises en charge des usagers en situation de handicap ;
• Gérer le compte : pointer toutes entrées et sorties d'argent (chèques, cartes bleues…) ;
• Gérer le suivi des inscriptions des usagers, les suivis des dossiers de financement ;
• Recouvrir les indemnités journalières.

Réception et accueil

• Assurer l’accueil téléphonique des familles et accueil physique lors des rendez-vous avec les membres de l'équipe ;
• Se charger du standard téléphonique ;
• Renseigner et orienter les visiteurs.

Secrétariat médical

• Assurer la gestion administrative des dossiers patients (garantir la mise en forme des dossiers, recenser les documents manquants) ;
• Vérifier la validité de la décision MDPH dans le dossier de l’usager et participe à la demande de renouvellement dans les délais impartis ;
• Saisir le courrier des membres de l'équipe conjointement et sur instruction de la direction (bilans, synthèses…) ;

En l’absence du secrétaire administratif du PCPE, le salarié peut être amené à le remplacer sur ces tâches.

Rémunération :

La rémunération est fixée par la CCN51 et varie selon l'ancienneté acquise.

Autres avantages :

Prime semestrielle + CSE

Profil recherché

Vous possédez idéalement une expérience significative (2 ans minimum) en établissement médico-social et plus particulièrement dans l’autisme.

Vous êtes titulaire d'un Baccalauréat Sciences Médico-sociales, BTS secrétariat CAP, BEP secrétariat.

Réf: 7e5afd6d-41c0-49dd-b0e5-1bcd35d32359